Restrukturyzacja spółki z o.o.: zmiana zarządu i prokury w trakcie postępowania — czy wymaga zgody?

U nas w trakcie restrukturyzacji dało się zmienić skład zarządu i prokurę oraz zrobić aktualizację w KRS, ale kluczowe było to, jaki dokładnie tryb postępowania mieliśmy i czy spółka działała w ramach zwykłego zarządu czy już pod większymi ograniczeniami. Dla świętego spokoju każdą taką zmianę konsultowaliśmy z nadzorcą sądowym przed złożeniem wniosków, bo praktycznie to on później ocenia, czy czynność nie utrudnia postępowania. Co do umów, same w sobie nie „nieważnieją” tylko dlatego, że zmienia się reprezentacja, ale jeśli podpisuje je osoba nieumocowana (albo wpis w KRS nie nadąża), to robi się ryzyko skuteczności i potem trzeba to prostować. Najbezpieczniej dopiąć umocowania, uchwały i komunikację z nadzorcą tak, żeby nikt nie kwestionował, że to nie jest obejście nadzoru.

Z mojego doświadczenia to jest dopuszczalne, ale w restrukturyzacji diabeł tkwi w szczegółach, bo dużo zależy od trybu postępowania i zakresu uprawnień nadzorcy (a inaczej jest, gdy jest zarządca jak w sanacji). Jeśli działa nadzorca sądowy, to zwykle spółka nadal „prowadzi sprawy”, ale część czynności przekraczających zwykły zarząd wymaga jego zgody, więc przy zmianie zarządu/prokury najlepiej od razu uzgodnić to z nadzorcą i mieć jego stanowisko na piśmie. W praktyce sądy i nadzorcy patrzą na to, czy taka zmiana nie utrudnia postępowania, nie omija nadzoru i nie pogarsza sytuacji wierzycieli. Sama uchwała o powołaniu/odwołaniu członka zarządu działa co do zasady od momentu jej podjęcia (i przyjęcia funkcji), a wpis w KRS jest „porządkujący”, ale bez aktualnego KRS kontrahenci często blokują podpisy albo żądają dodatkowych dokumentów. Przy prokurze jest podobnie: formalnie można ją ustanowić/odwołać, ale dopóki KRS nie jest uaktualniony, robi się ryzyko nieporozumień i sporów o umocowanie. Co do umów, największy problem jest wtedy, gdy podpisuje osoba, której umocowanie jest niejasne lub nie da się go szybko wykazać – wtedy druga strona może kwestionować skuteczność albo żądać potwierdzenia czynności. Dlatego w okresie „przejściowym” warto pilnować, żeby sposób reprezentacji był spójny z dokumentami i żeby nadzorca nie miał podstaw do podważania, że zmiana była zrobiona bez wymaganej zgody. Jeśli macie nadzorcę, to serio oszczędza nerwów krótka konsultacja z nim (albo z prawnikiem prowadzącym restrukturyzację) przed złożeniem wniosku do KRS.

Co do zasady w postępowaniach restrukturyzacyjnych zmiany w organach spółki (powołanie/odwołanie członków zarządu) oraz prokury są możliwe, ale praktyczne ograniczenia zależą od rodzaju postępowania i tego, jakie uprawnienia ma nadzorca sądowy (albo zarządca). W modelach, w których zarząd nadal prowadzi sprawy spółki, zwykle wymagana jest zgoda nadzorcy (a czasem także sądu) na czynności przekraczające zwykły zarząd, a zmiana reprezentacji bywa traktowana jako istotna z punktu widzenia bezpieczeństwa postępowania. Dlatego bezpiecznym podejściem jest uzyskanie uprzedniej, najlepiej pisemnej akceptacji nadzorcy dla planowanej zmiany oraz uzgodnienie, kto ma podpisywać dokumenty i wnioski do KRS. Sam wpis w KRS ma znaczenie wobec osób trzecich i wpływa na ryzyko sporów, ale nie zawsze przesądza o skuteczności wewnętrznej uchwał – kluczowe jest też prawidłowe umocowanie i dochowanie wymogów z restrukturyzacji. Jeżeli umowę podpisze osoba, która nie jest skutecznie umocowana do reprezentacji, może to rodzić nieważność lub konieczność późniejszego potwierdzenia czynności, a także odpowiedzialność osób działających bez umocowania. Dodatkowo brak wymaganej zgody nadzorcy/sądu na czynność, która jej wymagała, może powodować podważanie jej skutków w ramach postępowania i komplikować relacje z wierzycielami. W praktyce warto przeanalizować postanowienie o otwarciu postępowania, zakres ograniczeń oraz katalog czynności wymagających zgody, zanim podejmiecie uchwały i złożycie wniosek do KRS. Jeśli zależy Wam na pełnym bezpieczeństwie obrotu, najlepiej przeprowadzić zmianę w uzgodnieniu z nadzorcą i z wyprzedzeniem przygotować komunikację do kontrahentów oraz aktualizację wzorów podpisu i pełnomocnictw.

U nas w restrukturyzacji dało się zmienić zarząd i prokurę, ale kluczowe było to, jaki to tryb postępowania i czy dana czynność nie wychodzi poza zwykły zarząd — w praktyce najlepiej wcześniej uzgodnić to z nadzorcą (a czasem i z sądem), bo inaczej mogą być problemy z uznaniem skuteczności i z wpisem w KRS. Jeśli umowy podpisze ktoś bez prawidłowego umocowania/reprezentacji na dany moment, druga strona może to podważać, więc warto pilnować uchwał, zgód i zgodności z wpisem/zasadami reprezentacji.